Optimisez la maîtrise de votre temps pour atteindre vos objectifs dans de bonnes conditions

Publié le : 3 mars 2022

Maîtrisez mieux votre temps grâce au coaching d’affaires !

Les dirigeants de PME que j’ai eu l’occasion d’aider, en tant que coach d’affaires, étaient presque tous débordés lorsque je les ai rencontrés. Ils ne travaillaient donc pas chaque semaine, au moins quatre heures, à l’évolution de leur entreprise. C’est assez facile à comprendre. Le dirigeant de PME a à faire face à la quadrature du cercle suivante :

  • Il doit cultiver la différenciation permanente de sa PME, sur son marché, ce qui lui prend du temps.
  • Dans son entreprise, il cumule souvent de nombreuses casquettes.
  • Bien souvent, il n’a jamais été réellement formé ni au management, ni au développement d’entreprise, faute de temps !
  • Les méthodes de développement d’entreprise et d’équipes évoluent, elles aussi.
  • Le dirigeant de PME doit consacrer au moins 4 heures chaque semaine aux actions d’évolution de son entreprise, pour que celle-ci reste dans la course.

Or moins le dirigeant de PME consacre de temps à l’évolution de son entreprise et moins il a le temps de le faire. Pourquoi ? Parce qu’alors, plus les changements nécessaires sont effectués tardivement et dans l’urgence, donc souvent mal, ce qui fait perdre du temps.

Alors comment mes clients ont-ils transformé ce cercle vicieux en cercle vertueux ?

Commencez par analyser l’utilisation actuelle de votre temps

Analysez combien d’heures vous passez, chaque jour de la semaine, à travailler. Puis reventilez le total de vos heures hebdomadaires par fonction : commercial, management, production ou opérations, etc.

Répartissez vos tâches actuelles par niveau de valeur ajoutée (le quoi déléguer) ?

Refaite cette analyse par niveau de valeur ajoutée : Tâches à très forte valeur ajoutée, tâches délégable avec supervision et tâches délégables, sans supervision. En faisant cet exercice, vous décomposez parfois certains des blocs fonctionnels identifiés dans l’étape précédente. Vous consacrez peut-être vingt heures par semaines au développement commercial. Certaines de ces heures sont peut-être à très forte valeur ajoutée. D’autres sont peut-être à faible valeur ajoutée. L’analyse de vos tâches délégables et du temps qu’elles vous prennent permettent d’identifier vos objectifs de délégation.

Identifiez vos priorités de délégation (le quoi dans quel ordre)

A ce stade, tâche délégable par tâche délégable, réfléchissez aux aspects suivants : Combien d’heures me prend-t-elle chaque semaine ? Quels sont ses degrés de complexité, criticité et récurrence au sein de l’équipe ? Ces différents aspects, ainsi que d’autres vous permettent d’identifier dans quel ordre vous allez déléguer quoi.

Formaliser ou faites formaliser le comment déléguer (le comment ?)

Souvent, le dirigeant craint que la tâche déléguée soit moins bien réalisée que lorsque c’est lui qui la réalise. C’est normal : Il en est le spécialiste même si le processus implicite qu’il utilise n’a jamais été formalisé. Il s’agit donc que le collaborateur à qui il délègue la tâche puisse faire aussi bien que lui. Il s’agit donc de transformer le processus implicite en processus explicite, par exemple écrit. Plusieurs approches existent pour le faire vite et bien, notamment pour économiser le temps que le dirigeant va y consacrer. Parallèlement à ce travail, je recommande de formaliser les fiches de poste de vos collaborateurs. Cela vous permet d’y indiquer que la participation à la formalisation des bonnes pratiques de l’entreprise, en fait partie. Parfois, le dirigeant craint que même si son collaborateur effectue correctement la tâche déléguée, il y passe plus de temps que lui ! C’est normal, notamment au début. Ce collaborateur va descendre progressivement sa courbe d’expérience et ira de plus en plus vite. L’important est que le dirigeant libère du temps pour le réutiliser à des tâches de plus forte valeur ajoutée. Il existe de nombreux autres freins potentiels à la délégation. En tant que coach d’affaires je les examine au cas par cas avec le dirigeant, afin de les lever.

Construisez votre agenda par défaut et respectez-le

 Les analyses précédentes vous ont permis d’identifier, où vous passez trop de temps et où vous n’en passez pas assez. L’agenda par défaut est l’agenda type de votre semaine qui vous permette le mieux d’atteindre vos objectifs. Il faut l’imaginer valable pour le trimestre à venir. Il faut aussi l’imaginer avec une évolution par rapport au trimestre précédent. Cette évolution doit vous positionner progressivement vers les tâches à plus forte valeur ajoutée, que vous avez identifiées. Cet agenda doit tenir compte, entre autres de :

  • L’ensemble des blocs fonctionnels dont vous avez besoin.
  • La meilleure adéquation entre bloc fonctionnel et timing (les réunions internes ont souvent lieu le lundi et le vendredi, la prospection commerciale, les autres jours).
  • Contraintes fixes et récurrentes avec vos collaborateurs (point individuel, point d’équipe).
  • Vos contraintes personnelles et familiales.
  • Votre métabolisme (certains sont du soir, d’autres du matin).
  • Quatre heures consacrées aux tâches d’évolution de l’entreprise (certains commenceront par une heure et élargiront progressivement).

Une fois construit, testez cet agenda en l’appliquant, puis optimiser le en fonction des difficultés rencontrées. Vous devez également le diffuser en interne auprès de vos collaborateurs. Ils doivent notamment connaître les plages au cours desquelles ils peuvent facilement vous déranger. Ils doivent aussi respecter celles où vous vous concentrez sur des tâches de forte valeur ajoutée. Tenez enfin compte de votre agenda par défaut, lorsque vous proposez des créneaux de rendez-vous à vos interlocuteurs externes.

Déléguer progressivement en manageant régulièrement

Pour que cette délégation progressive se déroule harmonieusement, je conseille les deux approches suivantes :

Premièrement, motivez ou remotivez votre équipe au travers d’un alignement d’équipe. Vous y expliquez et y partagez votre projet d’entreprise avec votre équipe. Pour comprendre comment l’élaborer, voir : https://valuways.com/maitrisez-la-destination-de-votre-pme-pour-atteindre-vos-propres-objectifs/.

Deuxièmement, mettez en place des points individuels récurrents avec vos collaborateurs directs. Bien sûr, ils vous permettront de faire avancer les tâches opérationnelles que vous leur confiez. Mais ça, vous le faites déjà, souvent de façon informelle et/ou non planifiée. En revanche, ces points vous permettront aussi de :

  • Prendre du temps pour les former aux tâches nouvelles que vous leur déléguer.
  • Leur confier des tâches de fond à réaliser, telles que la formalisation de tel ou tel processus.
  • Leur faire prendre des engagements clairs, y compris sur les tâches de fond.
  • Les recadrer de façon progressives et professionnelles quand ils n’ont pas tenu certains de leurs engagements.
  • Les aider à mieux s’organiser pour qu’ils tiennent mieux leurs propres engagements. 

Réutilisez le temps libéré pour des tâches à plus forte valeur ajoutée ou pour vous-mêmes

 Certains dirigeants de PME travaillent tellement qu’ils en arrivent à négliger le temps passé avec leurs proches. D’autres négligent leur propre santé, faute de loisir ou faute de sport, d’alimentation équilibrée ou de sommeil suffisant. Dans ce cas, réinjectez une partie des heures récupérées dans votre agenda personnel. Les heures récupérées par la délégation et consacrées à l’entreprise doivent bien sûr concerner des tâches à forte valeur ajoutée. Les tâches d’évolution d’entreprise font, bien entendu, partie des tâches à très forte valeur ajoutée. Pour bien les mener, mes clients élaborent avec moi un plan d’action à 90 jours. Puis, chaque semaine, ils consacrent au moins 4 heures, pour mener certaines des tâches de ce plan. Pour certaines d’entre elles, nouvelles et complexes pour eux, je les forme et les aide à les mettre en place de façon pertinente et efficace. Je leur apprends aussi, à savoir rejouer ces mêmes tâches, de façon autonome, dans le futur.

Yves Loué, Coach d’Affaires et de Dirigeants Valuways

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