Pourquoi intégrez efficacement vos nouveaux collaborateurs ?
En tant que coach d’affaires, j’aide souvent des dirigeants de PME qui ont du mal à recruter. De fait, ils font en effet face à l’un des deux cas de figure suivants :
- Ils peinent à attirer de bons candidats et ne recrutent pas du tout, pas assez ou pas assez vite.
- Ils recrutent mais un pourcentage significatif de leurs recrutements se solde, tôt ou tard par un échec
Ces deux difficultés peuvent bien sûr être liées. En effet, faute de bons candidats, nombre de dirigeants de PME finissent, plus ou moins consciemment, par effectuer des recrutements « par défaut ».
Pour résoudre le 1er enjeu, je vous invite à découvrir la méthode efficace que les clients de Valuways utilisent en cliquant ici.
Dans la suite de cet article, je me concentre sur le 2ème cas, c’est-à-dire, sur les recrutements effectués, qui tôt ou tard se soldent par un échec. Différentes études effectuées, en France, ces dernières années, font état :
- D’un taux d’échec moyen proches de 50 % à un horizon de 18 mois.
- D’un coût moyen du recrutement raté de plusieurs dizaine de millier d’euros
Concernant le 2ème point, il faut bien sûr tenir compte :
- Des coûts directs : Recrutement (job board, recruteur externe, etc.), formation externe, licenciement
- Des coûts indirects : Encadrement, formation interne, sous qualité, détérioration de l’image, perte de CA, etc.
Pour une PME, ces surcoûts et dommages associés peuvent être très dimensionnants. L’enjeu d’une intégration performante des nouveaux collaborateurs est donc double :
- Obtenir un collaborateur performant, le plus rapidement possible
- Le fidéliser sur la durée
Comment intégrez efficacement vos nouveaux collaborateurs ?
Intégrez efficacement vos nouveaux collaborateurs ! Facile à dire, mais comment faire en pratique ? Je partage avec vous, ci-dessous, mes recommandations de Business Coach.
Les méthodes et outils pour ce faire, sont nombreux. Certains d’entre eux doivent être utilisés à la fois, en amont de la signature du contrat de travail, comme en phase d’intégration. Voici ceux qui me paraissent essentiels à mettre en œuvre :
- L’utilisation du profil comportemental (en amont, comme en aval)
- La vente d’un projet d’entreprise inspirant, lors des entretiens
- La pré intégration
- La restitution et l’exploitation des test psychométriques
- La fiche de poste performante et les objectifs associés
- Le package d’accueil
- Différentes formes de parrainage
- Un management personnalisé
- Le rapport d’étonnement
L’utilisation du profil comportemental (amont et aval) :
La grande majorité des dirigeants de PME en ont fait l’expérience : La plupart du temps lorsqu’un recrutement s’avère finalement être un échec, cela est dû à l’incapacité du collaborateur à avoir les comportements appropriés, dans certaines situations. Certaines études ont même mesuré que cette inadéquation comportementale est responsable de 90 % des échecs de recrutement. Autrement dit, l’échec provient d’une inadéquation entre le savoir être requis et le savoir être du collaborateur. Les raisons principales sont les suivantes :
- Il est facile pour le recruteur de lister les savoir faires exigés
- Il est assez facile de vérifier les savoir faires d’un candidat (CV et vérification associées, vérification de références, test métier, etc.).
- Il est impossible, sans être un expert du comportement, de lister les savoir être exigés en étant exhaustif et sans décrire un profil doté de qualités incompatibles entre elles.
- Il est impossible de comparer le savoir être exigé et le savoir être réel du candidat, sans utiliser un test psychométrique puissant.
En conclusion, le processus de recrutement doit intégrer en amont, l’utilisation d’un modèle psychométrique puissant. Celui-ci permet au recruteur de simuler les arbitrages décisionnels que devra faire le candidat idéal. Un expert du modèle traduit immédiatement cette simulation de façon verbale. Injectez ensuite celle-ci dans l’annonce de recrutement. Comparez, enfin, le profil réel des candidats short listés avec le profil idéal. L’expert peut en déterminer :
- Quel candidat fera le mieux l’affaire du point de vue du savoir être
- Comment intégrer et manager l’heureux élu pour maximiser sa réussite dans le poste
La vente d’un projet d’entreprise inspirant, lors des entretiens et au-delà :
Parfois, lors des entretiens, le projet d’entreprise, n’a été que vaguement présenté aux candidats, voire, pas du tout. Dans ce cas, le risque d’un écart entre ce que le candidat en a retenu et ce qu’il va vivre, réellement, dans l’entreprise, est grand. Souvent cela provoque déception, démotivation, démission ou manque de résultats.
Le projet d’entreprise que vous présentez aux candidats, doit donc expliciter formellement :
- La vision de marché,
- La vision d’entreprise,
- La stratégie,
- La mission,
- Les valeurs voire la culture formalisée
- L’organigramme actuel
- L’organigramme projeté de l’entreprise,
- Le plan des actions d’évolution (au moins une ébauche)
Une fois dans l’entreprise, la nouvelle recrue percevra l’alignement entre le fonctionnement de votre PME et votre projet.
Evidement cela vous impose une réflexion et un travail préalable…Tous les clients, qu’en tant que coach d’affaires, j’ai aidé à se développer, sont passés par là, heureusement, avec réussite.
La pré intégration :
La période qui court entre la signature du contrat de travail et le 1er jour de travail est une période à risque. Je vous invite à la transformer en période de pré intégration. Celle-ci a alors pour objectif de permettre au nouveau recruté de se familiariser avec son nouvel environnement de travail.
Je vous recommande d’y inclure :
- La Restitution de tests psychométriques (débriefing oral, à 2, à 3 et rapport écrit)
- La rencontre avec ses futurs collègues
- La remise d’un package de document : projet d’entreprise, organigramme, valeurs, culture, fiche de poste
- Accès réseau sociaux/groupe d’entreprise (option)
La restitution et l’exploitation des test psychométriques :
Cette restitution comporte :
- Un débriefing oral complet du candidat, qui s’y reconnait, dans l’immense majorité des cas
- Un débriefing à trois, avec le candidat et son futur responsable hiérarchique
- Un rapport complet
Dans les 3 cas, il s’agit d’évoquer et de s’entendre sur :
- Le profil comportemental complet du candidat
- L’écart entre le profil idéal simulé et sa compréhension du profil idéal, forgée lors du processus de recrutement
- Les écarts entre le profil du candidat et le profil idéal
- Les recommandations de management personnalisé permettant la réduction de ces écarts
- Les recommandations d’auto management permettant la réduction de ces écarts
- D’éventuelles recommandations de coaching comportementales visant la réduction de certains écarts subtils à faire évoluer. Cet aspect est plutôt réservé à des situations de promotion interne.
La fiche de poste performante et les objectifs associés :
En tant que coach d’affaires auprès de dirigeants de PME, je fait souvent face à l’incrédulité de mes interlocuteurs quant-à-l’importance de cet outil. Et pourtant…
Une fiche de poste performante comprendra, en effet, les rubriques suivantes :
- L’intitulé poste(s) (cohérence avec l’organigramme et la fiche de paye)
- Les rattachements hiérarchiques et fonctionnels
- La mission, qui explique ce que l’on attend de l’impact du collaborateur, à moyen terme, sur l’entreprise
- La fonction, décrite par une liste de tâches
- La contribution à la systématisation de l’entreprise
- La référence aux procédures applicables dans le poste (renvoie vers un chapitre du book qualité)
- Les critères d’évaluation (2 ou 3, maximum)
Qu’elle soit formalisée pour collaborateur déjà en place, ou qu’elle concerne un nouvel embauché, la fiche de poste doit être rédigée avec un caractère projectif : Il est donc sain pour la bonne gestion de l’entreprise, que le collaborateur ne la couvre pas à 100 % dès les premières semaines.
Des objectifs, relatifs à la personne occupant le poste doivent être fixés. Usuellement ils le sont annuellement. Pour un nouvel embauché, des objectifs doivent être fixés à plus courte échéance, en cohérence la période d’essais.
Le package d’accueil :
Il peut comprendre :
- Le dossier administratif
- Le bureau, équipements, fournitures, etc.
- Le projet d’entreprise
- L’organigramme
- Le « Book » qualité (même si celui-ci est cours de formalisation)
- Le Glossaire / Dictionnaire technique de la maison
- L’accès aux applications informatiques
- L’accès physique à certains services : badge d’accès, cantine, parking, etc.
Le parrainage :
Il vise à ce qu’un ou plusieurs collègues facilitent l’intégration du nouvel embauché.
Il en existe de multiples formes, telles que :
- Le budding (parrain pour la découverte entreprise)
- Le tuilage (transmission avec une période de recouvrement)
- Le binôme (entre pairs)
- Le mentor (accompagnement dans l’évolution)
- Le tutorat/compagnonnage (transmission de compétences)
- Le mentor d’équipe
Ces différents parrainages peuvent être complémentaires et sont donc non exclusifs.
Un management personnalisé :
Il aura les 3 particularité suivante :
- Il s’appuiera, au départ, sur des objectifs à plus court terme que pour les collaborateurs déjà confirmés
- Il utilisera les conclusions du rapport psychométrique
- Il utilisera une fréquence de reporting et de points individuels adaptée à la situation (période d’essai, post période d’essai, etc.)
Le rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement est un outil qui vise à :
- Intégrer les nouveaux collaborateurs dans l’entreprise en s’appropriant la culture
- Mettre en avant l’importance de la créativité dans l’entreprise
- Aiguiser la curiosité et la capacité d’étonnement des nouveaux collaborateurs
- Profiter de leur regard neuf pour découvrir de nouvelles idées
Par ailleurs, son principe est le suivant :
Dans les « N » jours suivant son engagement, le nouveau collaborateur est invité à rédiger un rapport d’étonnement à l’attention de son supérieur direct, de son parrain / sa marraine éventuel(le), de la DRH. Pour certaines PME le rapport est destiné directement au chef d’entreprise. Dans ce cas, il peut procéder lui-même à l’entretien pour montrer l’importance de la démarche. En pratique, le collaborateur répond à un questionnaire comprenant une dizaine de questions ouvertes. Celles-ci sont relatives à tout ce qui l’a étonné (en bien ou en mal), depuis son arrivée, dans l’entreprise. Fixez, bien sûr, la date de restitution du rapport d’étonnement, en cohérence avec la période d’essai.
Conclusions :
Intégrer efficacement vos nouveaux collaborateurs supposent donc un réel effort de professionnalisation de la part de la PME et de son dirigeant. Ceux-ci transforment réellement cette période d’intégration en recrutement réussi. Ils contribuent de plus à fidéliser vos collaborateurs sur la durée et donc à améliorer significativement vos résultats.